Finanziell liquide zu bleiben ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen von essenzieller Bedeutung. Bleiben erwartete Zahlungen von Kunden allerdings in größerer Zahl aus, kann dies im schlimmsten Fall zu Schwierigkeiten führen. Unternehmen, die sich die Arbeit und den Zeitaufwand von internem Forderungsmanagement sparen möchten, haben hier die Möglichkeit, stattdessen auf externe Dienstleister zu setzen. Diese übernehmen die Aufgabe zuverlässig und erhalten die Liquidität.
Externes Inkassomanagement – warum lohnt sich das Inkasso ausser Haus geben?
Ganz ohne Zweifel ist ein effektives Inkassomanagement von größter Bedeutung für ein erfolgreiches Business. Und trotzdem wissen oft gerade Betreiber von kleineren Online-Shops nicht, wie sie dies richtig umsetzen. Einerseits sollen die offenen Beträge so schnell wie möglich eingetrieben werden, andererseits muss der Aufwand so gering wie möglich sein, um die internen Mitarbeiter nicht zu stark damit zu belasten. Die Lösung ist eine professionelle Unterstützung von Inkassounternehmen – hierbei handelt es sich um externe Dienstleister, welche die unliebsame Aufgabe der Forderungseintreibung mit Nachdruck übernehmen. Wer das Inkasso ausser Haus geben möchte, kann in vielerlei Hinsicht davon profitieren.
Doch warum erledigt ein externes Inkassounternehmen diese Aufgabe so viel besser? Ganz einfach: Diese Firmen haben sich auf diese Dienstleistungen spezialisiert und verfügen sowohl über kaufmännisches als auch juristisches und psychologisches Know-how, um die Aufgaben gezielt umzusetzen. Nicht nur sorgen sie dafür, dass Unternehmen liquide bleiben und ihr ihnen zustehendes Geld schnellstmöglich erhalten, auch können sie die Kunden darin unterstützen, ihrer Zahlungsverpflichtung so nachzukommen, dass dabei ihre persönliche Lebenssituation berücksichtigt werden kann. Wichtig ist auch: Handelt es sich um juristisch unbestrittene offene Forderungen, ist ein Inkassounternehmen eine große Hilfe dabei, damit offene Forderungen außergerichtlich beglichen werden können. Für den Händler spart dies nicht nur eine Menge Zeit, sondern auch bares Geld.
Tatsächlich bearbeiten Inkassounternehmen in Deutschland jedes Jahr knapp 20 Millionen Fälle – in einem Großteil davon lassen sich Streitigkeiten durch ausstehende Forderungen mit Hilfe externer Inkassodienstleister ohne juristischen Beistand lösen. Wenn sich ein Unternehmen dazu entscheidet, die Aufgabe außer Haus zu geben und einen professionellen Dienstleister damit beauftragt, ergibt sich daraus ein Vorteil für den Händler: Er wendet sich an ein professionelles Unternehmen mit der nötigen Expertise und einer hohen Erfolgsquote – denn die meisten Kunden reagieren doch relativ schnell, sobald sich ein Inkassobüro meldet, das auch noch zusätzliche Kosten einfordern kann.
Externe Inkassodienstleister können auch eigene Mitarbeiter im Unternehmen entlasten
Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Vorteil der Betreuung durch einen externen Dienstleister ist, dass Online-Händler keine eigenen Mitarbeiter mehr dafür einsetzen müssen und diese Ressourcen anderweitig nutzen können, wenn sie ihr Inkasso ausser Haus geben. In kleineren Betrieben befasst sich in der Regel die Buchhaltung mit der Einforderung offener Beträge – in diesem Fall geht natürlich viel Zeit für die Bearbeitung solcher Fälle drauf.
Für Betreiber von Online-Shops ist es daher sinnvoll, sich die Frage zu stellen, wie das Kostenverhältnis zwischen internem und externem Forderungsmanagement aussieht. Hierbei kommt es vor allem darauf an, inwiefern auch die eigenen Mitarbeiter entlastet werden und wofür diese frei gewordenen Ressourcen sich stattdessen nutzen lassen.
Inkasso ausser Haus geben: Was Unternehmen bei der Beauftragung externer Forderungsdienstleister bedenken müssen
In erster Linie bringen professionelle Inkassodienstleister zahlreiche Vorteile mit sich. Online-Händler sollten sich allerdings sehr genau überlegen, ob sie ihren Kunden mit so viel Nachdruck gegenübertreten möchten – denn natürlich wecken sie damit bei diesen keine Sympathien. Beauftragt ein Unternehmen externe Inkassodienstleister, dann stört dies in gewisser Hinsicht sicherlich das Verhältnis zwischen dem Unternehmen und dem Kunden. In manchen Fällen kann es schon ausreichen, wenn ein Online-Händler zunächst den direkten Kontakt zum Kunden sucht und ihn auf die offene Forderung anspricht, damit das Problem beigelegt wird. Häufig lässt sich hier auch ein Grund herausfinden, warum die Zahlung noch aussteht – in vielen Fällen steckt kein böser Wille dahinter, sondern einfach ein Versäumnis oder auch ein Missgeschick bei der Zahlungsbegleichung. Sofern sich Online-Händler aber für die Beauftragung externer Inkassodienstleister entscheiden, geben sie auch die Verantwortung aus der Hand, wie der Kunde individuell behandelt wird.
Wie hoch sind die Kosten für die Beauftragung externer Inkassodienstleister?
Muss sich ein Unternehmen zwischen dem internen Inkassomanagement und der externen Dienstleistung entscheiden, dann sollten dabei stets auch die dabei anfallenden Kosten berücksichtigt werden – denn natürlich führt kein Inkassodienstleister seine Arbeit ohne ein gewisses Honorar aus. Für einen Online-Händler, der sich zur Beauftragung eines Inkassounternehmens entscheidet, sind die Kosten im Rahmen des außergerichtlichen Mahnverfahrens eher gering.
Für die erste und die zweite außergerichtliche Mahnung fallen bei einem externen Dienstleister stattdessen zusätzliche Gebühren für den Schuldner an, die zu seiner Forderung hinzukommen. Der Auftraggeber selbst hat hier also mit keinerlei Kosten zu rechnen. Ausnahmen bestätigen hier allerdings die Regel, denn sollte sich herausstellen, dass die Forderung schon vor der Beauftragung des Unternehmens durch den Kunden beglichen wurde, muss der Auftraggeber für die Aufwände aufkommen.
In vereinzelten Fällen verlasen externe Inkassodienstleister Erfolgshonorare von ihrem Auftraggeber – diese lassen sich jedoch nicht beim Schuldner einholen. Die Honorare, welche stets der Händler tragen muss, betragen meist einen gewissen prozentualen Anteil der Forderung. In Fällen, in denen außergerichtliche Mahnverfahren nicht erfolgreich verlaufen, folgen weitere Schritte.
Dann wird ein gerichtliches Mahnverfahren mit Hilfe des Inkassounternehmens beauftragt. Die hierfür anfallenden Kosten bzw. Gebühren muss der Händler allerdings im Vorfeld selbst bezahlen. Sofern der Schuldner einem erlassenen Mahnbescheid nicht widerspricht, erhält er einen titulierten Vollstreckungsbescheid. Im Zuge dessen trägt der Schuldner sämtliche für den Auftraggeber entstandene Kosten. Wenn er jedoch dem gerichtlichen Mahnbescheid widerspricht, so kann der Händler sich auf den juristischen Streit einlassen. Auch hier muss er erneut in Vorleistung gehen. Sollte das Gericht zugunsten des Händlers urteilen, so muss der Schuldner nicht nur alle dadurch entstandenen Kosten, sondern auch die hinzukommenden Verfahrenskosten tragen.
Auch bei externen Inkassodienstleistern fällt organisatorischer Aufwand an
Obgleich die Eintreibung offener Forderungen von externen Dienstleistern relativ komfortabel für Händler sind, so sollte dennoch nicht vergessen werden, dass auch bei der Auslagerung dieser Aufgaben gewisse organisatorische Prozesse anfallen. So müssen interne Mitarbeiter zum Beispiel stets den Status der offenen Fälle überwachen und entscheiden, welche davon an ein externes Inkassounternehmen übergeben werden. Auch die fortwährende Kommunikation mit dem Dienstleister sowie etwaige Rückfragen und weitere Klärungen kommen hinzu. Weiterhin müssen natürlich Zahlungseingänge verbucht werden, wenn die Eintreibung erfolgreich verlaufen ist.
Fazit: Externe Inkassodienstleister und Inkasso Hannover rentieren sich für die meisten Unternehmen
Externe Dienstleister, wie beispielsweise das Inkasso Hannover, nehmen immer häufiger Unternehmen den Aufwand der Eintreibung offener Forderungen ab. Ob und inwiefern sich dies aber auch für den eigenen Betrieb handelt, müssen Unternehmer individuell entscheiden. Gerade in sehr kleinen Firmen mit einer sehr überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern und einer noch manuell handhabbaren Zahl an Kunden ist internes Forderungsmanagement oft die günstigere Lösung. Bei einem größeren Online-Händler mit vielen tausend Kunden und größeren Beträgen, welche bei Nichtbegleichung der Kunden die eigene Liquidität stark belasten, kann das Outsourcing auf einen externen Inkassodienstleister sinnvoll sein. Hier kann die Beauftragung eines Dienstleisters dabei unterstützend sein, innerbetriebliche Ausgaben zu reduzieren – denn die Mitarbeiter können ihre hinzugewonnene Arbeitszeit anderen Aufgaben widmen. Online-Händler sollten allerdings immer berücksichtigen, dass die Konsultierung eines externen Inkassodienstleisters den persönlichen Kontakt zum Kunden beeinträchtigt und dieser natürlich auch weitere Kosten mit sich bringen kann.