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Dieser Unternehmer hilft bei Kapazitätsplanung & Projektmanagement

Unternehmen erzielen Umsatz normalerweise nicht überraschend, sondern mit einer überschaubaren Vorlaufzeit. Außer natürlich, im Einzelhandel, wo die Kunden in den Laden gehen und die Waren sofort mitnehmen. Es gibt aber auch viele Firmen, bei denen weiß das Management um Jahre im Voraus, wann wie viel Geld eingenommen wird, da es sich um längerfristige Aufträge handelt.Branchen wie der Flugzeugbau, Kraftwerksbau oder allgemein die Baubranche – bei ihnen ist es völlig normal, dass Projekte über Jahre hinweg bearbeitet werden.

In solchen Unternehmen ist es unerlässlich, dass eine sehr detaillierte Ressourcenplanung erfolgt. Ziel dieser Planung ist es, die richtige Menge an Mitarbeitern und Sachressourcen zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen.

( Kapazitätsplanung – Projektmanagement )

Wie läuft eine Ressourcenplanung in der Praxis ab?

Die Finanzmärkte sind unerbittlich. Eine Aktiengesellschaft kann es sich nicht leisten in einem Jahr Verluste zu schreiben und im nächsten riesige Gewinne einzufahren. Auch wenn unter dem Strich ein Plus stehen bleiben würde. Aktionäre erwarten möglichst konstante Umsätze und Gewinne. Wie soll man dieses Problem managen?

In erster Linie beginnt die Planung der Ressourcen und die Kapazitätsplanung oder Projektmanagement mit einer möglichst exakten Terminplanung. Es ist eine Übersicht darüber erstellt, welche Auftragseingänge für welche Zeiträume bereits vorliegen. Sie werden normalerweise unterjährig auf Monate herunter gebrochen. Fasst man diese Zahlen in einer Übersicht zusammen, ergibt sich daraus eine exakte Möglichkeit zur Prognose. In welchem Monat wie viel produziert werden wird. Übrigens: mit Hilfe einer guten Software kann die Planung der Ressourcen direkt in Grafiken umgesetzt werden. Dies vereinfacht die Arbeit.

Projektplan

Jedenfalls geht aus diesem Projektplan die Umsatzplanung und die Kostenplanung hervor, teilweise über Jahre im Voraus. Nun können die Führungskräfte sehen, ob es Monate oder Jahre gibt, in denen die Mitarbeiter nicht ausgelastet sind. Das würde dann natürlich auch für andere Ressourcen gelten, die Fixkosten verursachen: Mieten, Maschinen usw. So etwas darf nie passieren. Es müssen Maßnahmen her, um das zu vermeiden.

Für solche Zeiträume sollte der Vertrieb nach zusätzlichen Projekten Ausschau halten. Häufig sind  solche freien Kapazitäten mit Hilfe von großzügigen Rabatten aufgefüllt, um die Auslastung zu verbessern. Denn es gilt: so lange ein Projekt zumindest einen Deckungsbeitrag erzielt, trägt es zur Finanzierung ungenutzter Kapazitäten bei.

Auf der anderen Seite kann natürlich ein ganz anderes Ergebnis bei der Kapazitätsplanung – Projektmanagement herauskommen. Bei wachsenden Unternehmen zum Beispiel kommt der Punkt, an dem das Projektmanagement durch einen Blick auf den Plan erkennt, dass die Anzahl der Mitarbeiter nicht mehr ausreichend sind, um neue Projekte überhaupt noch abarbeiten zu können. In diesem Fall wird ersichtlich, ab welchen Zeitpunkt eine bestimmte Menge an neuen Leuten eingestellt werden sollte. Natürlich gilt das auch für Maschinen und andere Investitionsgüter. Irgendwann braucht die Firma neue Geräte, um damit zusätzliche Arbeitspakete bewältigen zu können.

Grundlagen ( Kapazitätsplanung – Projektmanagement )

Sie sehen, ein Ressourcenplanung ist die Grundlage einer jeglichen, strategischen Unternehmensführung. Wer sie nicht mit Sorgfalt durchführt, der vergeudet Zeit und Geld. Gutes Projektmanagement bedeutet nämlich nicht nur, dass man ein einziges Projekt sauber und profitabel abwickelt. Es bedeutet auch, dass man sämtliche Aufträge der Firma im Blick hat. Auf Basis der Zahlen, die im Rahmen der Projektplanung gewonnen sind, müssen zukünftige Aktivitäten wie Vertrieb, Marketing, Forschung und Entwicklung ausgerichtet sein. Ziel ist es, jegliche Art von Leerläufen zu vermeiden und zugleich dafür zu sorgen, dass kein Auftrag liegen bleibt, weil nicht genügend Mittel vorhanden waren, um sie zu bedienen. Das ist Management. Die Vorstände der Dax-Konzerne machen quasi nichts anderes als dafür zu sorgen, dass die Pläne richtig umgesetzt werden.

Viele Firmen verwenden Excel oder ähnliche Software, um das Ressourcenmanagement im Blick zu behalten. Sollte es jedoch möglich sein, empfiehlt sich ein ERP Programm wie SAP, Oracle oder Navision usw. Dort sind die Zahlen aller wichtigen Bereiche des Unternehmens miteinander vernetzt. Und sind bei jeder Veränderung automatisch aktualisiert. Das erleichtert natürlich die Durchführung dieser Tätigkeit ungemein.

Wem das entsprechende Know How fehlt, der kann sich bei der Planung Hilfe in Form von externen Beratern holen. Firmen, wie die Technische Unternehmensberatung Gastreich, haben sich darauf spezialisiert Unternehmern bei dieser Aufgabe zu helfen.

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