Projektmanagement Systeme sind in der heutigen Zeit nicht nur für große Konzerne von Bedeutung, sondern werden auch von immer mehr KMUs (Kleine und mittelständische Unternehmen) implementiert. Der wesentliche Unterschied ist, dass für KMUs die Umsetzung anders ist. Mit einem Projektmanagement System können Sie verschiedene Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen digitalisieren und so Ihre Mitarbeiter, schneller, effektiver und ortsunabhängiger arbeiten lassen. Beliebte Projektmanagement Systeme helfen Ihnen also dabei, die betrieblichen Prozesse und Geschäftsfelder zu optimieren. Allerdings ist es nicht gerade einfache, gute und beliebte Projektmanagement Systeme zu finden, da die Auswahl enorm groß ist. Hier kann man schnell den Überblick verlieren. Im folgenden Blog wird erläutert, was ein Projektmanagement System überhaupt ist, worauf Sie achten müssen und beliebte Projektmanagement Systeme näher beschrieben.
Was ist ein Projektmanagement System?
Projektmanagement Systeme unterstützen Sie bei der Verwaltung und Durchführungen einzelner Projekte. Das Praktische an diesen Tools und Systemen ist, dass alle Mitarbeiter, abteilungsübergreifend am Projekt arbeiten können und immer auf dem neuesten Stand sind. Auf diese Weise können die einzelnen Aufgaben und Prozesse viel schneller abgeschlossen werden, wodurch die Effektivität und Effizienz gesteigert werden. Viele Projektmanagement Systeme beschränken sich nicht mehr ausschließlich auf die Projekte selbst. Mit den Tools können Sie mittlerweile sogar die Budgetierung, die Kostenkontrolle, die Kommunikation, die Zusammenarbeit sowie das Qualitätsmanagement verwalten und überwachen. Die Kosten sollen hierbei also immer so gering wie möglich gehalten werden. Projektmanagement System werden auch dazu verwendet, um mehrere Projekte gleichzeitig ablaufen lassen können, um ein übergeordnetes Ziel gemeinsam und schneller zu erreichen.
Worauf sollten Sie achten, wenn Sie ein Projektmanagement System suchen?
Die Funktionen sind bei einem Projektmanagement System enorm wichtig. Weitere wichtige Faktoren und Kriterien sind Visualisierung, der Support, Datenschutz und vor allem die einfache Bedienung und Navigation.
Das Thema Datenschutz spielt in der aktuellen heutigen Zeit eine sehr wichtige Rolle. Jedes Projektmanagement muss sich an die DSGVO einhalten und die Daten, mit denen sie arbeiten, immer sicher verarbeiten und verwalten. In vielen Projekten werden sensible Daten, Kennzahlen oder Ziele verwendet. Der Schutz dieser Daten und Metriken ist für das Unternehmen neben den Funktionen ebenfalls sehr wichtig. Für KMUs ist es also sinnvoll, sich nach deutschen Anbietern auf dem Markt umzuschauen, auch wenn der Markt von amerikanischen Herstellern dominiert wird. In den letzten Jahren sind auch immer mehr deutsche Anbieter auf den Markt gestoßen.
Es gibt mittlerweile Projektmanagement Systeme, die mit einer Cloud verbunden sind. Durch die Digitalisierung können Projektmanagement-Tools jetzt viel schneller, mobiler und flexibler durchgeführt werden. Die Tools werden immer durch automatische Updates aktuell gehalten und Sie müssen das Tool nicht downloaden. Die Wartung erfolgt von der Website selbst, Sie müssen also keinen Wartungsaufwand investieren. Einzigartig bei diesen cloudbasierten Projektmanagement Systemen ist auch ihre Skalierbarkeit. Im Folgenden werden beliebte Projektmanagement Systeme vorgestellt.
Beliebte Projektmanagement Systeme
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Zoho Projects
Zoho Projects ist ein innovatives und effektives Projektmanagement System. Neben verwaltenden und überwachenden Funktionen, verfügt das Projektmanagement Tool auch über soziale Features. Alle beteiligten Mitarbeiter können über das Tool besser zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen. Über Feeds können Sie alle Updates einsehen und die wichtigsten Informationen in Ihren Foren teilen, damit alle beteiligten Mitarbeiter informiert sind.
Zoho Projects besitzt sogar ein interaktives Chat-Modul, über das Sie direkt mit einzelnen Projektteilnehmern schreiben und kommunizieren können. Alle beteiligten Personen und Mitarbeiter können die aktuellste Version des Projekts einsehen. Auf diese Weise können Ressourcen zugewiesen und Informationen geteilt und veröffentlicht werden. Dadurch können Webseiten schnell erstellt sowie Tabellen, Bilder, Videos und Diagramme eingebunden werden.
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Factro
factro ist ein Projektmanagement-System mit intuitiver Bedienung und Handhabung. Sie können das Tool sofort nutzen und benötigen keine Einweisung, da der Aufbau und die Struktur einfach und selbsterklärend sind. Durch die gute Skalierbarkeit kann dieses Projektmanagement System auch von großen und kleinen Unternehmen genutzt werden. Über das Startmenü können Sie zwischen vier Ansichten wählen: Strukturbaum des Projekts, Kanban Board, Tabelle und das Gantt Chart. So können Sie immer entscheiden, wie Sie das Projekt betrachten möchten und erhalten so immer den passenden Blickwinkel. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, können Sie das durch die einfache Navigation und Bedienung schnell durchführen. Weitere wichtige und nützliche Funktionen sind Checklisten für getätigte Aufgaben, eine Leistungserfassung der Mitarbeiter, ein Dashboard und der Datenschutz. Das System gibt es als kostenlose Version. Bei der kostenfreien Variante können factro bis zu zehn Personen nutzen.
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Asana
Asana ist ein sehr beliebtes Projektmanagement System, das sich vor allem für KMUs eignet. Es ist ein amerikanisches Tool und legt viel Wert auf übersichtliche und einfache Workflows der Aufgaben. Durch einfache Visualisierung können beteiligte Mitarbeiter den Status und den Fortschritt jederzeit einsehen, damit alle Mitarbeiter immer auf dem aktuellsten Stand sind. Bei der Verwaltung und Visualisierung der Aufgaben können Sie sie in einer Zeitleiste, einer normalen Liste oder einem Kanban-Board anzeigen. Änderungen können dank der einfachen Navigation und Bedienung schnell durchgeführt werden.
Auch Asana besitzt eine Chat Funktion, wodurch die Kommunikation innerhalb des Projektteams vereinfacht wird. Insgesamt verfügt Asana nicht über eine riesige Anzahl an Funktionen und Features, überzeugt aber durch seine Einfachheit. Sie können Asana sogar mit anderen Tools und Programmen verbinden. Die Sicherheit der DSGVO ist ebenfalls gegeben, die Speicherung der Daten erfolgt allerdings auf amerikanischen Servern.
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Meistertask
Meistertask gehört ebenfalls zu den beliebtesten Projektmanagement Systemen und überzeugt durch sein innovatives Kanban Board. Es ist besonders gut für KMUs geeignet. Mit dem innovativen Kanban Board können Sie nicht nur die Aufgaben flexibel und einfach verwalten, sondern erhalten auch einen ausführlichen Überblick über die durchführten Aufgaben inklusive Live-Fortschritt. Meistertask ist einfach zu bedienen und besitzt nur die wichtigsten Funktionen und Features. Das Tool stammt aus Deutschland (München) und ist auch mit anderen Geräten (z.B. Tablet und Smartphone) kompatibel. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Projekte und Aufgaben individuell zu strukturieren, sogar projektübergreifend. Die Basisversion von Meistertask ist kostenfrei. Über bestimmte Tarife erhalten Sie weitere Funktionen und Features, die Sie für Ihre Projekte nutzen können.
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monday.com
Bei diesem Projektmanagement System aus Israel wird besonders viel Wert auf die Projekt-Visualisierung gelegt. Sie erhalten dadurch einen übersichtlichen Aufbau, den Sie individuell anpassen können. Sie können schnell und einfach einsehen, an welchem Punkt sich Ihr Projekt befindet und welche Aufgaben derzeit bearbeitet werden. Der Einstieg ist dank der einfachen Bedienung und Handhabung relativ simpel. Wie bei anderen Tools mit einfacher Bedienung gibt es nur die wichtigsten Funktionen und Fetaures.
Fazit
Die Auswahl eines passenden Projektmanagement Systems hängt immer von Ihren Interessen und Zielen ab. Es kommt darauf an, in welcher Branche Sie tätig sind, wie viele an einem Projekt arbeiten und welche Funktionen Ihnen wichtig sind. Für komplexere Projekte sollten Sie sich auf für ein komplexes Projektmanagement System entscheiden, um alle Aufgaben ordnungsgemäß durchführen zu können. Wenn Sie sich für ein Projektmanagement System entschieden haben, sollten Sie die Tools praktisch testen. Nur auf diese Weise werden Sie und das Team feststellen, welches Projektmanagement System wirklich zu Ihnen passt. Nutzen Sie als erstes kostenfreie Versionen.
